SmartBill → Sameday · NETOPIA · eMAG · Trendyol → extrasul bancar
Reconcilierea încasărilor pentru magazinul online
Pui exporturile lunii mai jos. Afli, pentru fiecare factură SmartBill, pe ce cale au venit banii și pe ce linie din extrasul de cont au intrat.
Gratuit · fără cont · fișierele nu se încarcă nicăieri
Reconciliere încasări
1Adaugă exporturile lunii
Trage aici folderul lunii
SmartBill, e-Factura, Sameday, NETOPIA, eMAG, Trendyol și extrasul de cont (PDF BT / ING / BCR, MT940, CAMT.053, XLS). Subfolderele și arhivele .zip sunt citite automat.
2Ce am găsit
Adaugă fișierele și îți spun ce am recunoscut și ce lipsește. Nimic nu pleacă din browser.
Pe scurt. Reconcilierea încasărilor înseamnă să verifici că fiecare factură emisă a fost plătită și că banii au ajuns în bancă. La un magazin online e greu, pentru că banii nu vin pe factură: Sameday virează rambursurile pe borderou, NETOPIA pe batch, eMAG după comisioane, iar în extras apare o singură sumă pentru zeci de comenzi. Instrumentul reface legăturile factură → comandă → decont → linie din extras și îți dă un Excel cu o linie pe factură, plus lista facturilor de verificat.
Drumul banilor, de la factură la extras
Patru coloane, o lună. Între ele, cheia după care se face potrivirea.
1Facturi
nr. comandă din e-Factura · AWB · EAN + valoare
2Colectare
nr. borderou · BATCHID · virament eMAG / Trendyol
3Bancă
un status pe fiecare factură
4Rezultat
obligatoriu = fără el nu porneșteArhivele .zip și subfolderele sunt citite automatCopiile PDF ale facturilor SmartBill sunt ignorate (XML-urile ajung)
Ce fișiere pui și de unde le iei
Exporturile pe care le ai deja pentru contabilitate. Le pui pe toate odată, într-un folder sau într-o arhivă; instrumentul îți spune ce a recunoscut și ce lipsește.
| Fișier | Nume / format | De unde îl descarci | La ce folosește |
|---|---|---|---|
| SmartBill – raport facturi | Facturi_….xls | SmartBill → Rapoarte → Facturi → export .xls | Lista facturilor și a stornărilor din lună. Obligatoriu. |
| e-Factura – XML-uri | arhivă .zip (…_index_…) | Arhiva e-Facturi clienți din SmartBill | Numărul comenzii din fiecare factură. Fără XML-uri, legătura factură–comandă se face doar după nume. |
| Sameday – deconturi ramburs | cod-ledger….xlsx | eAWB Sameday, deconturile zilnice de ramburs | Ce AWB-uri au fost decontate și pe ce borderou. Obligatoriu dacă livrezi cu ramburs. |
| Sameday – export AWB | export_AWB….xlsx | eAWB Sameday, exportul de AWB-uri | Coletele returnate și rambursurile încă nedecontate. Opțional, dar prinde cele mai scumpe greșeli. |
| NETOPIA – plăți card | CSV pe batch (poate rămâne .zip) | Exporturile pe batch din contul NETOPIA | Plățile cu cardul și batch-ul în care au fost virate. Opțional. |
| eMAG Marketplace | comenzi .xlsx · P&L detaliat · PDF payout_notice | Exportul de comenzi, raportul P&L și avizele de plată din eMAG | Comenzile eMAG, comisioanele reținute și viramentul în care au intrat. Opțional. |
| Trendyol | PaymentOrderDetail | Raportul de plăți din panoul de vânzător Trendyol | Vânzările plătite și viramentul. Opțional. |
| Extrasul de cont | PDF (BT, ING), MT940, CAMT.053, XLS, CSV Revolut | Internet banking-ul băncii: vezi tabelul de bănci de mai jos | Banii care au intrat efectiv în cont. Obligatoriu. |
Ce bănci merg
Extrasul îl iei din internet banking-ul pentru firme. Unde banca oferă mai multe formate, oricare dintre cele de mai jos merge; dacă pui două exporturi pentru același cont și aceeași lună, îl folosim doar pe primul.
| Bancă | Ce fișier adaugi | Stare |
|---|---|---|
| Banca Transilvania | Extrasul PDF din BT24 / BT Go, sau MT940 | merge |
| ING Bank | Extrasul PDF din ING Business, sau MT940 (Import/Export) | merge |
| Raiffeisen Bank | Extrasul XLS sau MT940 din Raiffeisen Online | în testare |
| BRD | MT940 („TXT”) sau CAMT.053 din BRD@ffice → Reporting | în testare |
| BCR | Extrasul PDF din George | merge |
| BCR | MT940 sau CAMT.053 din George Business → Export | în testare |
| Revolut Business | Extrasul CSV, MT940 sau CAMT.053 al contului | în testare |
| CEC Bank | MT940 din CEConline → Descărcări fișiere | în testare |
| UniCredit Bank | MT940 din BusinessNet Professional | în testare |
| Exim Banca Românească, Alpha Bank | MT940 | în testare |
| Libra Internet Bank | Extrasul XLS din Istoric extrase | încă nu |
| UniCredit (Online B@nking), BCR George, BRD | Exporturile CSV | încă nu |
| BRD, Raiffeisen, UniCredit, Revolut, CEC și alte bănci | Extrasul PDF | încă nuTrimite-ne un exemplu |
Extrasul tău PDF nu merge încă?
Alege extrasul: facem în browser o copie fără nume, adrese, IBAN-uri și sume, ți-o arătăm, iar tu decizi dacă ne-o trimiți. Îți răspundem în 1–2 zile lucrătoare și îți spunem când adăugăm banca.
Îți arătăm copia înainte să ne-o trimiți. Fișierul original nu pleacă de pe calculator.
Ce primești: un status pe fiecare factură
Excelul are o linie pe factură: comanda, sursa încasării, decontul, linia din extras și unul dintre statusurile de mai jos. Separat, o listă scurtă cu ce trebuie rezolvat.
- încasată
- Banii au intrat în bancă în aceeași lună.
- încasată – bancă luna următoare
- Decontul e din luna asta, viramentul a ajuns în extrasul lunii următoare.
- stornată
- Factura are storno. Include stornările facturilor din luna anterioară.
- restituită clientului
- Banii au fost returnați cumpărătorului.
- luna viitoare
- Comanda e livrată, dar rambursul nu e decontat încă.
- de verificat
- Nu am găsit drumul banilor. Aici te uiți întâi, mai ales la coletele returnate pe facturi nestornate.
- OUT0412 · comanda 10482189,90 lei
- OUT0415 · comanda 10491245,00 lei
- OUT0420 · eMAG 4011829412,50 lei
- OUT0423 · comanda 10507129,00 lei
- OUT0428 · storno OUT0402−159,00 lei
- 126
- facturi dintr-o lună reală a unui magazin online, verificate rând cu rând.
- 120
- identice cu maparea făcută de mână de proprietar.
- 6
- diferențe: 2 inversări în maparea manuală, 2 colete returnate, 2 comenzi transferate. Informații pe care tabelul făcut de mână nu le avea.
Rulează în browserul tău. Fișierele nu pleacă de pe calculator.
Facturile, deconturile și extrasul conțin date despre clienți. De aceea nu există un server care să le primească.
- Fără upload
- Fișierele sunt citite direct în browser și nu pleacă de pe calculator. Nu le vedem și nu le păstrăm.
- Fără cont
- Nu îți faci cont, nu lași emailul și nu instalezi nimic. Deschizi pagina și pui fișierele.
- Prima pornire durează puțin
- La prima folosire, instrumentul are nevoie de câteva secunde ca să se pregătească. Data viitoare pornește mai repede.
- Ce nu merge încă
- PDF-urile criptate (cu parolă) și extrasele PDF ale altor bănci decât BT, ING și BCR: de la ele adaugi exportul MT940 sau CAMT.053. Trimite-ne un extras anonimizat.
SmartBill, Excel sau instrumentul acesta?
Toate trei își au locul. Diferă prin ce fac cu viramentele cumulate.
- Importul extrasului în SmartBill
- Marchează facturile ca încasate direct în SmartBill. Pentru Sameday, NETOPIA sau eMAG, unde o singură plată acoperă multe facturi, trebuie importate și borderourile, cu AWB-ul trecut pe factură.
- Excel făcut de mână
- Gratuit și flexibil. La o lună cu peste o sută de comenzi înseamnă ore de căutat AWB-uri, batch-uri și avize de plată.
- Aplicații de reconciliere cu abonament
- Conectare la bancă și potrivire continuă. Merită când ai volum mare și mai multe firme.
- Instrumentul acesta
- Gratuit, o lună odată, fără cont. Îți dă Excelul de mapare și alertele, nu modifică nimic în SmartBill. Citește extrase de la BT, ING, Raiffeisen, BRD, BCR, Revolut și alte bănci.
Făcut de AgileTurtles
Instrumentul acesta e gratuit. Pe cel pentru procesul tău îl construim noi.
Facem aplicații interne și automatizări pentru firme mici. Luăm o treabă pe care o faci de mână în fiecare săptămână și o transformăm în ceva care merge singur, pe fluxul firmei tale.
- Integrări SmartBill, eMAG, curieriComenzile, facturile și AWB-urile trec singure dintr-o aplicație în alta, fără copiat de mână.
- Facturi generate din comenziDin magazin, din Excel sau din contracte, cu seria și clientul corect.
- Stoc sincronizatÎntre magazin, eMAG, Trendyol și depozit, ca să nu vinzi ce nu mai ai.
- Raportul lunar pentru contabilAdunat automat din bancă, facturi și marketplace-uri, gata de trimis.
- Portal pentru cliențiComenzi, documente și statusuri pe care clienții le văd singuri.
- Aprobări și cereri interneCheltuieli, achiziții sau concedii, cu cine aprobă și ce s-a decis.
Întrebări frecvente
Este gratuit?
Da. Nu ai nevoie de cont, de card sau de abonament. Instrumentul e făcut de AgileTurtles, un studio mic de software. Dacă vrei aceeași logică pentru alt flux (altă bancă, alt curier, scriere automată în SmartBill), ne poți scrie.
Fișierele mele se încarcă undeva?
Nu. Fișierele sunt citite direct în browserul tău și nu pleacă de pe calculator. Nu există un server care să primească facturile sau extrasul.
Ce fișiere sunt obligatorii?
Raportul de facturi SmartBill, arhiva e-Factura cu XML-uri, deconturile de ramburs Sameday și extrasul de cont al lunii. NETOPIA, eMAG, Trendyol și exportul de AWB-uri Sameday sunt opționale: le adaugi dacă vinzi pe acolo. Subfolderele și arhivele .zip sunt citite automat.
De ce suma din extras nu se potrivește cu totalul facturilor?
Pentru că banii nu vin pe factură. Sameday virează rambursurile adunate pe un borderou, NETOPIA plătește pe batch, eMAG virează după ce își reține comisioanele. În extras vezi o singură sumă pentru zeci de comenzi.
Instrumentul leagă fiecare factură de comanda ei (numărul din XML-ul e-Factura, care e și „Referința client” din Sameday), comanda de decont, iar decontul de linia din extras (după numărul de borderou, BATCHID-ul NETOPIA sau viramentul platformei).
Ce se întâmplă cu coletele returnate?
Dacă exportul de AWB-uri Sameday arată un colet returnat pe o factură care nu a fost stornată, apare ca alertă urgentă: ai emis o factură pentru care nu vei primi bani. Fără exportul de AWB-uri, aceste cazuri pot rămâne nevăzute.
Ce bănci sunt suportate?
Banca Transilvania, ING și BCR direct din extrasul PDF. De la Raiffeisen extrasul XLS sau MT940; de la BRD, BCR, CEC, UniCredit, Exim și alte bănci, exportul MT940 sau CAMT.053 din internet banking-ul pentru firme; de la Revolut Business, extrasul CSV, MT940 sau CAMT.053. Tabelul de pe pagină arată ce merge deja și ce e încă în testare.
Dacă ai pus un extras PDF de la o bancă pe care nu o citim din PDF, instrumentul îți spune ce export să descarci în loc. Pentru exporturi CSV pe care nu le citim încă, trimite-ne un exemplu.
Înlocuiește importul de extras din SmartBill?
Nu, e complementar. Importul din SmartBill marchează facturile ca încasate în SmartBill. Instrumentul acesta nu modifică nimic în SmartBill: îți arată, într-un Excel, pe ce cale a venit fiecare încasare și ce facturi au rămas fără bani, inclusiv pentru eMAG și Trendyol.
Ai exporturile lunii? Durează câteva minute.
Pui fișierele, verifici ce a fost recunoscut, descarci Excelul. Pentru alt flux de încasări, scriere automată în SmartBill sau orice alt proces pe care îl faci de mână, construim varianta potrivită pentru firma ta.